Compagnons bâtisseurs

Secrétaire (H/F) - Paris 10e

Offre d’emploi
Secrétaire (H/F)
CDD à terme imprécis d’une durée minimum de 2 mois
Paris 10e (75)

NOTRE STRUCTURE

L'Association Compagnons Bâtisseurs Ile-de-France ESS, insertion par l’Habitat. 47 salariés, 20 volontaires en service civique et 100 bénévoles. Elle anime 13 Ateliers de Quartier en Ile-De-France et 7 Bricobus. Ces ateliers de bricolage encouragent les habitants les plus modestes à réaliser des travaux
d’amélioration de leur logement par eux-mêmes. Chaque atelier bénéficie de l’appui d’une équipe de professionnels (développement social, habitat, bâtiment, animation) salariés.

CONTEXTE

Dans le cadre du remplacement pour arrêt maladie de la Secrétaire titulaire, vous serez amené.e à rapidement prendre en main les tâches courantes exécutées habituellement. Cette période de remplacement pourra déboucher sur un contrat de travail plus long si l’association devient lauréate d’un appel à projet nécessitant l’embauche d’un.e deuxième secrétaire.

VOTRE FONCTION

En collaboration directe avec la Directrice, la Directrice Adjointe et le Responsable Administratif et Financier, vous êtes en charge de réaliser des tâches administratives précises, ainsi que d’aider à l’organisation et au fonctionnement des volets « moyens généraux » et « formations » de l’association.

VOS MISSIONS

Placé sous la responsabilité de la Directrice et la Directrice Adjointe de l’association, en lien direct avec la Responsable Administratif et Financier, le.la Secrétaire pour missions :

• Assurer l’accueil au sein du siège de l’association 4 jours par semaine (recevoir les courriers et colis, accueillir les personnes qui s’y présentent)
• Passer les commandes de matériel (informatiques et bureautique) ranger les colis de matériel de bureau dès réception, et mettre sous clé le matériel précieux
• Organiser et coordonner la transmission et rédaction de documents et d’informations à destination de l’équipe régionale,
• Distribuer mensuellement les Titres restaurant avec l’aide du Responsable Administratif et Financier
• Trier, Classer, saisir et présenter des documents (courriers, attestations, convocation salariée, rapports courants et spécifiques) pour la structure à l'aide de techniques bureautiques et en particulier du traitement de texte.
• Transmettre ou filtrer les communications téléphoniques/postales/mails et assurer le premier niveau de contact entre la structure et l'extérieur.
• Participer à la vie de la structure (appui à l’organisation de réunions régionales et de l’assemblée générale annuelle)
• Suivre la flotte de véhicule en lien avec le coordinateur technique référent (déclarations, vignettes, contrôle technique) et suivre la flotte de matériel informatique et téléphonie
• Suivre et organiser les formations salariées, en collaboration avec la Directrice Adjointe, et s’assurer du remboursement des frais par l’OPCO (dossier de remboursement, tableau de reporting, réservation de salle)
• Mettre en ligne les offres d’emploi et préparer le travail pour la Direction afin de faciliter le traitement des candidats
• Appuyer la Direction dans le processus d’embauche en gérant les documents de base permettant la déclaration de futurs salariés (mutuelle, Urssaf, TR, paie, medecine du travail…)

PROFIL ET COMPÉTENCES

• Anticiper et apprécier la charge de travail pour la planifier,
• Être force de proposition et d’organisation,
• Déceler les erreurs et rechercher les sources d’information,
• Coordonner et synthétiser des informations provenant de sources variées,
• S'adapter à des tâches diverses, à un rythme et des méthodes de travail spécifiques,
• Prendre des initiatives pour faciliter le fonctionnement de l’association,
• Respecter la confidentialité des informations traitées ou communiquées
• Déceler les urgences et définir des priorités

CONDITIONS

CDD de remplacement à terme imprécis d’une durée minimum de 2 mois
Entre 2 400 et 2500 € bruts mensuels selon expérience (CCN de l’animation).
Poste à pourvoir dès que possible
 

CANDIDATURE

Lettre de motivation + CV par mail portant la référence
« SECRETAIRE_SIEGE_2024 » recrutementcbidf@compagnonsbatisseurs.eu